Audyt śledczy jako identyfikacja ryzyka nadużyć

Marek Kołtun

29 listopada 2020 Analizy

Audyt śledczy jako identyfikacja ryzyka nadużyć

Opracował Marek Kołtun, 30.11.2020

Problem ujawnienia przypadków oszustw przez uprawnione do tego organy w obszarze ekonomicznym sukcesywnie wzrasta. W tym zakresie wprowadzenie w finansach metod przeciwdziałających nieprawidłowościom staje się nieskuteczne (badanie przeprowadzone przez KPMG). Mimo widocznych sukcesów w walce z korupcją, zwłaszcza w ostatnim czasie, stanowi ona nadal ogromne zagrożenie dla systemu ekonomicznego, a także dla społeczeństwa.

Najbardziej dotkniętym tym problemem obszarem życia publicznego w Polsce są zamówienia publiczne na modernizację i rozbudowę infrastruktury, bezpieczeństwa i obronności, w szczególności w zakresie opracowania i ogłaszania zamówień publicznych w oparciu o nieprawidłowo opracowaną lub umyślnie zmanipulowaną dokumentację. „Rządowy Program Przeciwdziałania Korupcji na lata 2018-2020” dotyczy sposobów walki z tym zjawiskiem, zwłaszcza z lobbingiem prowadzonym niezgodnie z obowiązującym prawem, nielegalnym udzielaniem koncesji na poszukiwanie kopalin, wydawaniem nieprawidłowych decyzji o lokalizacji przedmiotu zamówienia, możliwością wpływania na inwestycje przez organizacje, a także manipulacją informacji.

Aby zminimalizować wymienione zjawisko, stosuje się audyt śledczy (ang. forensic audit), czyli metody dochodzeniowe przy zastosowaniu technik kryminalistyki, metod rachunkowości, ewidencjonowania zdarzeń operacyjnych w podmiotach, sporządzania dokumentacji mających wpływ na prawidłowe funkcjonowanie podmiotów sektora publicznego, niepublicznego oraz organizacji pozarządowych. Powyższe czynności służbowe przeprowadza audytor, który musi cechować się m.in. spostrzegawczością, etyką pracy, otwartością, precyzją i wytrwałością. Wymieniony rodzaj audytu jest nazywany także rachunkowością sądową i skupia się na ujawnieniu takich obszarów, jak:

• nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych i sporządzaniu sprawozdań finansowych,
• nieprawidłowości związane z ogłaszaniem upadłości firm,
• oszustwa giełdowe i podatkowe,
• pranie brudnych pieniędzy,
• oszustwa informatyczne,
• przestępstwa przeciwko wiarygodności obiegu dokumentów.

Nieprawidłowości zazwyczaj występują na etapie tworzenia dowodów księgowych lub poza rachunkowością, a także w procesie ewidencjonowania dowodów i przygotowania sprawozdań finansowych lub innych dokumentów księgowych. Aby właściwie przeprowadzić audyt śledczy, należy podjąć odpowiednie działania w trybie niecierpiącym zwłoki od chwili otrzymania informacji o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości. Do ustalenia dokładnych okoliczności zdarzenia lub znamion czynu zabronionego wykorzystuje się regułę „7 złotych pytań kryminalistyki”, aby stwierdzić:

• co się zdarzyło? – okoliczności będące przedmiotem kontroli,
• gdzie miało miejsce zdarzenie? – miejsce powstania okoliczności,
• kiedy zaistniało zdarzenie? – dokładny lub przybliżony czasokres zdarzenia, w tym chronologię,
• jak dokonano popełnienia czynu zabronionego? – dokładny sposób zdarzenia,
• czym posługiwał się sprawca? – rodzaj środków i narzędzia, jakimi posłużył się sprawca, by dokonać przestępstwa,
• dlaczego sprawca tak postąpił? – motywy, jakimi kierował się sprawca w chwili popełnienia czynu zabronionego,
• kto był uczestnikiem zdarzenia? – kto był sprawcą lub sprawcami, kto został pokrzywdzony, a także odnaleźć świadków zdarzenia.

W zależności od posiadanych informacji o nieprawidłowości współpracuje się z osobami funkcyjnymi podmiotu, w którym zostaje prowadzony audyt. W tym celu pomocne może okazać się:

• ustalenia faktów ujawnienia nieprawidłowości,
• wykorzystanie dokumentacji służbowej podmiotu kontrolowanego,
• wykorzystanie metadanych zapisanych na nośnikach danych,
• rozpytanie i ustalenie relacji interpersonalnych pomiędzy szczeblami pracowników, którzy mogą posiadać istotne informacje, nawet te poszlakowe,
• badanie poligraficzne – po uzyskaniu zgody można je przeprowadzić w celu wykluczenia, a także zawężenia osób podejrzewanych o dokonanie zdarzenia,
• wykorzystanie pozostałych dziedzin kryminalistyki celem ustalenia dokładnych znamion czynu zabronionego, np. badanie podpisów odręcznych w dokumentach, charakteru pism, linii papilarnych itp.,
• prowadzenie obserwacji, w tym emocji, wśród pracowników, ich niepokoju i złości, by we właściwy sposób móc dokonać weryfikacji świadków mających wiedzę na temat okoliczności zaistnienia nieprawidłowości,
• dokonanie weryfikacji osób powiązanych ze sobą np. komisji przetargowej, wykonawców, a także zamawiającego,
• inne czynności, które okażą się konieczne podczas prowadzenia kontroli.

W ocenie światowego lidera audytu śledczego Ernst & Young zakres audytu śledczego obejmuje m.in. wykrywanie nieprawidłowych zachowań, w tym nieuczciwości i nadużyć, ujawnienie nieprawidłowości związanych z działaniem rynku finansowego, wykrywanie wykorzystania informacji niejawnych w przypadku konfliktu interesów itp. Ważnymi elementami audytu śledczego jest wyznaczenie kryteriów, takich jak: wzorca działania, celowości, gospodarności oraz rzetelności przy zachowaniu zasady najwyższej staranności. Sam proces audytu śledczego winien być sprawny, skuteczny, dokładny i przejrzysty.