Ochrona osób zawiadamiających o nadużyciach – mechanizm i nowe obowiązki dla pracodawców

Opracował: Marek Kołtun, 28.04.2021 r.

W 2017 r. Komisja Europejska przedstawiła wyniki badań, które wskazały, że 81% ankietowanych na terenie Unii Europejskiej, a 91% na terenie Polski nie zgłosiło przypadków nadużyć korupcyjnych i oszustw, których doświadczyło lub było świadkiem. Ponad połowa badanych stwierdziła, że nie wie, gdzie należy zgłosić opisywane nadużycie. Whistleblowing to termin zapożyczony z języka angielskiego, określający system zgłaszania informacji o nadużyciach. Z kolei osoba, która posiadając istotne informacje i okoliczności o nieprawidłowościach, dokonuje zgłoszenia uprawnionym osobom wewnątrz struktur przedsiębiorstwa lub uprawnionym z mocy ustawy organom ścigania, nazywana jest whistleblowerem – sygnalistą.

Osobą uprawioną do ujawnienia ww. informacji jest każdy pracownik sektora publicznego lub prywatnego. Mogą nią być:

• pracownicy, kandydaci lub byli pracownicy, pracownicy korpusu służby cywilnej, wolontariusze, stażyści, praktykanci;
• członkowie spółek, organów nadzorczych, udziałowcy czy akcjonariusze;
• osoby wykonujące swoje obowiązki pod nadzorem kierownictwa, zamawiających, wykonawców, podwykonawców lub dostawców.

W 2019 r. została przyjęta Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej. Pojęcie „sygnalisty” wejdzie do polskiego porządku prawnego już 17 grudnia 2021 r. Implementacja nakłada na pracodawców sektora publicznego i niepublicznego zatrudniających obowiązek wypracowania odpowiednich systemów zgłaszania nadużyć oraz ochrony osób sygnalizujących, w tym uchwalenia właściwej, wewnętrznej procedury. Dyrektywa wprowadza także tzw. minimalne standardy zapewniające sygnalistom wysoką ochronę przed odwetem, do których należą dyskretne kanały przyjmowania zgłoszeń i zachowanie zasady należytej staranności przy podejmowaniu działań następczych. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia jest ograniczone terminem siedmiu dni, a maksymalny termin na przekazanie zwrotnych informacji dotyczących działań następczych osobie godnej zaufania lub konkretnemu działowi w celu podejmowania działań następczych wynosi trzy miesiące.

Osoba zgłaszająca będzie miała do wyboru sposób zgłoszenia – wewnątrz lub zewnątrz organizacji, może też ujawnić informacje publicznie. Zgłoszenia działań niezgodnych z prawem dotyczą niżej wymienionych obszarów:

• zamówienia publiczne;
• usługi, produkty i rynki finansowe oraz zapobieganie praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami;
• bezpieczeństwo transportu;
• ochrona środowiska;
• ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe;
• bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie i dobrostan zwierząt;
• zdrowie publiczne;
• ochrona konsumentów;
• ochrona prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych;
• ochrona interesów finansowych UE;
• korupcja i inne bezprawne działania mające wpływ na wydatki UE, w tym pobieranie przychodów i funduszy.

Osoby posiadające wiedzę dotyczącą nadużyć często rezygnują z możliwości ich zgłoszenia z obawy przed działaniami odwetowymi. W 2019 r. Fundacja im. Stefana Batorego przeprowadziła sondaż, którego celem było uzyskanie informacji od badanych z zakresu stosunku obywateli Polski do tematyki wsparcia i ochrony sygnalistów. Wynikiem przedmiotowego sondażu jest fakt, iż znaczna część ankietowanych przewiduje negatywne reakcje następstw na sposób postępowania sygnalisty. Zatem należy stwierdzić, że istnieje uzasadniona potrzeba zastosowania sankcji karnych wobec osób, które podejmują działania odwetowe w stosunku do sygnalistów ujawniających nadużycia w miejscu pracy. Przedmiotowa dyrektywa zakazuje możliwości stosowania jakichkolwiek form i metod odwetu wobec sygnalistów.

Do chwili obecnej w naszym kraju nie obowiązywały przepisy prawa, które regulowałyby status prawny osoby zgłaszającej nadużycia, a także tryb i ewentualne sposoby naruszeń prawa. Przez wielu specjalistów opisywana implementacja jest nazywana mianem rewolucji w 2021 r. W niewielkim gronie międzynarodowych przedsiębiorstw procedury zgłaszania nieprawidłowości są już stosowane i określane mianem zarządzania ryzykiem.

Z badania przeprowadzonego przez Association of Certifield Fraud Examiners w 2020 r. wynika, że podmioty gospodarcze, które wdrożyły ww. procedury odnotowały wyższy współczynnik związany ze skutecznością zapobiegania i minimalizowania obszaru ryzyka związanego z oszustwami i korupcją czy procederem prania pieniędzy.